在政府采购实践中，为了增强供应商投标报名的保密性和降低投标成本，越来越多的政府采购中心取消了供应商现场报名并购买标书的做法，而改为招标文件免费在网上下载，但这种做法在使供应商受益的同时，也潜在一定的弊端：当招标项目内容有变更时，因为潜在供应商的不确定性，招标人并不能有目标地告知已获得招标文件的供应商，虽然发布了变更公告，但难以确保将变更后的内容有效地传达给所有潜在供应商。
例如，在某市一所学校多媒体招标项目评审过程中，评标专家发现一家供应商所报的产品技术参数没有响应招标要求，按照招标文件的规定被视为无效投标，当现场工作人员告之这家供应商被否决投标的原因时，投标人代表连说几个“不可能”。技术参数完全是按照招标要求制作的，怎么会不响应？疑问之下，投标人代表拿出了下载的招标文件进行核对。可工作人员查看了供应商下载的招标文件后，告诉投标人代表招标项目的技术需求已发生变更，并且变更公告早已在指定的网站上公开发布。但因为投标人代表没有注意查看变更公告，还是按照原来的招标要求制作的投标文件，所以就出现了上述状况。最后投标人代表只能自己承担责任，遗憾离场。
分析来看，招标项目的变更分为只变更内容不延期开标、只延期开标内容不变更、内容变更且延期开标3种情况。当潜在投标人不确定时，相关供应商能否接收到变更内容，将会直接影响他们能否响应招标要求，正常参与采购活动。
首先，招标公告和变更公告是两个独立的不同公告，两者的受众人群也不一样，前者主要是面向初次浏览本公告的供应商，当下载到完整的招标文件后，供应商不会再反复地关注。后者主要针对已获取招标文件的供应商，是对原招标文件的修改或者补充。
其次，对于一些原来已下载过招标文件的供应商，如果因种种原因没有看到变更公告，比如在省级以上政府采购指定媒体网站，每天发布的信息量很大，种类繁多，捕捉到准确信息有一定困难，而且招标公告和变更公告通常发布在两个不同的栏目，只要两个公告对应不起来，供应商就会仍然使用变更前的招标文件，要么按错误的技术参数来制作标书，要么按原来的开标时间准备投标活动，后者倒是造成不了很大损失，要是前者，就会出现本案中的情况，直接导致无效投标了。
所以，为了避免上述问题的发生，采购人应在发布变更公告时，进一步完善和改进以下工作：
一是发布变更公告的同时，在招标公告页面的最后作备注或者链接变更公告，让初次浏览招标信息的供应商知道这是一个内容已发生变更的招标项目，能够将两个公告对应起来，从而获得一个完整的招标文件。
二是应建立不同类别的供应商信息库，当项目发生变更时，可以对本类别所有会员发出一个电子版的变更公告，这是为了提醒那些已下载过招标文件的供应商，需要按照变更后的招标文件来准备投标活动。
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