采购文件是政府采购当事人是政府采购活动每一环节所作出的具有法律效力的文件和资料。《政府采购法》第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。” 保存采购文件是政府采购工作的重要环节，其作用不容小视。笔者认为，要保存好采购文件，采购人、采购代理机构要以高度的使命感和责任心把握好“五性”。
如实记录采购活动，确保真实性。采购人、采购代理机构要如实准确记录采购当事人的活动，不得伪造、变造、隐匿、销毁或者涂改、更换相关记录。确保采购文件的客观准确、真实可靠。
全面收集采购文件，确保完整性。采购活动结束后，要根据采购文件所包括的内容，全面系统地收集整理采购过程中的所有文件资料，做到“不遗漏，不损坏，不缺失”。同时，明确责任人，指定场所，完善必要的设备，专门妥善保存，确保采购文件的完整无缺。
保存采购文件不少于十五年，确保长期性。法律明确规定，保存期限为从采购结束之日起至少十五年。事实上，保存采购文件的时间是根据采购活动的实际需要而定的，并不是十五年就了结。尽管采购活动结束后，采购人的需求已得以满足，但是采购事件和交易行为并未就此终止，很多事项有待以后检验和处理，需要很长的时间来备查，这就要求采购人、采购代理机构保存采购文件的时间比法律界定的更长一些，确保采购文件保存的长期性。
加强采购文件档案管理，确保安全保密性。要加强采购文件的安全保密管理工作，防止人为丢失和破坏、销毁行为，未经监管部门允许，不得随意对外公开，或者查阅采购活动有关记录，不得泄露各种采购秘密和供应商的商业秘密，维护好采购当事人的合法权益。
接受监管部门的监督检查，确保保存采购文件的严肃性。一方面牢记《政府采购法》关于保存采购文件的有关规定，尽职尽责，严格管理，严格执法，依法妥善保存好采购文件。另一方面对隐匿、销毁应当保存的采购文件或伪造、变造采购文件的相关责任人要向政府采购监管部门举报，虚心接受处罚处理，决不姑息迁就，依法追究其违法责任，忠实履行法律赋予的责任和义务，为打造政府采购“阳光”形象，为政府采购制度的健康运行作出应有的贡献。
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