伴随着政府采购规模的不断扩大，废标现象也逐步增多。废标项目的增加既延长了采购周期，又增加了采购成本和供应商的投标成本。因此，如何降低废标率是操作机构亟待解决的问题。
政府采购项目的废标原因是多方面的，主要体现在供应商投标积极性低、商务条款以及资格条件未响应等方面。
供应商投标积极性低的主要原因有两点：一是一些采购人为了降低采购成本，在明知市场平均价格的情况下刻意调低预算，以达到花更少的钱办更多的事的效果，但由于预算过低，供应商觉得无利可图，不愿意参与此类项目。
二是一些需要较好售后服务的仪器、设备采购，采购人由于担心售后服务得不到有效保障，会在付款方式上提出较高的要求，例如5%的尾款在5年内支付完毕等，部分供应商考虑到资金的回笼周期较长，不利于企业良性发展，参与投标的积极性也不高。
另外，供应商递交的投标文件中经常出现的问题有：交货期不能满足招标文件的要求；“日历天数”与“工作日”划分不清；未按要求加盖单位公章；缺少授权代表签字；以投标专用章代替单位公章等。
此外，技术条款未响应招标文件主要体现在：为了确保采购项目与目前使用的其他设备的兼容性，采购人往往会提出针对部分技术条款打“★”的要求，并且有些需求由于做得比较细，面面俱到，达到数十页，投标供应商有时比较粗心，忽视了部分带“★”号的条款，使得其投标不能通过符合性筛选。
为了降低废标情况的发生，操作机构可以采取以下措施：
项目负责人在进行市场调研的过程中，除了对需求作相关调研外，还应大致了解产品价格。如果发现采购预算明显不能购买到符合采购需求的产品，则可以对采购人作一些善意提醒。同样，对于过于苛刻的付款方式，操作机构也应尽到提醒采购人的义务，说服采购人采用其他方式，以制约并确保供应商在后期提供优质的售后服务。
针对投标文件中经常出现的问题，操作机构可以在招标文件中附上“友情提示函”。然而部分供应商的投标文件中还是可能出现一些低级错误，为了避免这类错误导致的废标，可以按照不同的采购方式，推出相关响应文件的参考格式，以指导供应商如何制作响应文件。操作机构可以将不同采购方式的标准响应文件参考格式挂在采购中心网站上，并对容易出现错误的地方加以标注，以逐步提醒、指导供应商制作符合要求的响应文件。
针对投标文件中出现的由于供应商疏忽而导致带“★”号条款遗漏的情况，操作机构在编制招标文件时，如果采购需求方面的内容比较多，为了避免供应商遗漏，可以将带“★”号的条款集中列表，并提醒供应商加以注意。
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