编制采购文件是政府采购工作不可或缺的环节之一。在政府采购代理活动中，集中采购机构往往只负责采购文件商务部分的编制，技术部分往往是由采购人提供。事实上，如此操作并不科学，商务与技术是相关的。特别是设备采购，技术与商务有着极为密切的关系。只有把二者结合起来考虑，才能使采购达到预期的目标。因此，集中采购机构最好还是参与技术部分的编制。
在设备采购中，技术要求如何准确传递会最终影响设备的采购质量。因此，技术要求的编制，建议通过配备专业技术人员或是聘请专家来操作。在具体编制时，还应收集类似工程技术规范、标准和要求，与设计人员共同商讨编制技术要求文本，使技术要求与项目要求、资金预算、商务条件做到有机结合。
就具体的项目而言，采购标的不同，采购设备的型号和用途不同，技术要求也不一样，所以没有统一的格式。但在技术规格书的编制上，最好还是做到标准化操作。所要求的事项及内容的排序都应形成相对稳定的模板。这不仅可以防止技术要求内容表述遗漏，还能让供应商快速准确地领会采购人的意图。
在编制技术文件时，应根据预算投入资金额、技术先进性要求的标准、需要达到的使用效果等实际情况，编制符合实际需要的技术规格书。与此同时，还应注意避免出现含有对某一特定的潜在投标人有利的技术要求；避免使用某一特定产品或生产企业的名称、商标、目录号、分类号、专利、设计等相关内容，只能提出性能、品质上的要求，以及控制性的尺寸要求，不得提出具体的式样、外观上的要求，不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或排斥潜在制造商、供应商的内容；另外，应慎重对待商标、制造商名称、产地等的出现，如果不引用这些名称或者式样不足以说明买方的技术要求时，别忘了加上“与某某同等”，但这种情况应尽可能避免，以排除“指定品牌”的嫌疑。
第一时间了解行业权威资讯和商机信息！
